ERP Auswahl und
ERP Einführung
in 5 Schritten

Welche Unternehmen benötigen ERP Software?

Jedes Unternehmen braucht ERP Software. Etwas zu pauschal? Na ja, wer keine Ziele hat, braucht auch keine Werkzeuge, um sie zu erreichen. Wir korrigieren: Jedes Unternehmen, das Ziele erreichen will, braucht das richtige ERP System. Als Freelancer oder in einem sehr kleinen Team kann man sich vielleicht mit einfacheren Office Tools organisieren. Und es gibt Branchen, in denen man auch mit 50 Mitarbeitern noch sehr gut ohne ERP System auskommt – das sind aber Ausnahmen. Generell sollte jedes Unternehmen ab 10 Mitarbeitern prüfen, ob sich der Einsatz eines ERP Systems lohnt.

ERP Software ist längst keine Domäne der Konzerne mehr. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass die Hälfte aller ERP Projekte von Unternehmen mit maximal 50 Usern durchgeführt werden. Die Verteilung der Projektgrößen nach Anzahl Usern sieht wie folgt aus: siehe Kreisdiagramm.

In dieser Studie (ERP Trendreport 2020 des Center for Enterprise Research der Universität Potsdam) findet sich somit jede Unternehmensgröße wieder, von KMUs bis zu Konzernen. Elementar für den Erfolg ist von Anfang an die richtige Zielsetzung.

Wie viele Unternehmen nutzen ERP Software?

95% aller Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden nutzen ERP-Software. Das ist das Ergebnis des Bitkom Digital Office Index 2022, der “Studie zur Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen” der Bitkom, einem Verband, der sich für die Interessen der digitalen Wirtschaft einsetzt. Nach Betriebsgröße wurde folgendes Ergebnis erzielt:

Kleine Unternehmen

20 – 99 Mitarbeitende

94 %

Mittelstand

100 – 499 Mitarbeitende

99 %

Große Unternehmen

500 und mehr Mitarbeitende

100 %

Welche Ziele werden mit ERP Software erreicht?

Folgende Ziele können unter anderem mit der passenden ERP Lösung in einem Unternehmen erreicht werden:

• Integration: Alle Geschäftsbereiche des Unternehmens in einer gemeinsamen Software miteinander verbinden, was eine nahtlose Zusammenarbeit auch vertikal über verschiedene Standorte ermöglicht.
• Vereinheitlichung: Einheitliche und optimierte Abläufe in allen Abteilungen und an allen Standorten
• Transparenz: “Wo stehen wir?” Übersicht über alle relevanten Erfolgskennzahlen des Unternehmens zu jedem Zeitpunkt und von überall. Das ist quasi das “Cockpit” Feature.
• Profitabilität steigern: Kosten reduzieren und Umsatz und Erlös steigern
• Produktivität steigern
• Wettbewerbsvorteile sichern
• Neue Geschäftsfelder und Opportunities erschließen
• Digitalisierung
• Gesetzliche Vorgaben umsetzen

Der ERP Trendreport 2020 des Center for Enterprise Research der Universität Potsdam hat Daten zu über 1800 ERP Projekten ausgewertet, bei denen mehr als 300 verschiedenen ERP Systeme eingesetzt werden. Unter anderem wurden die Ziele bei der Durchführung der ERP Projekte auswertet. Die wichtigsten Ziele nach ihrer Priorität sind gemäß dieser Studie (1) die Optimierung der Geschäftsprozesse, (2) aktuelle Daten, (3) eine einheitliche integrierte IT Landschaft, (4) Durchgängigkeit, (5) Steigerung der Effizienz, (6) effiziente Auftragsabwicklung und (7) Transparenz.

Je konkreter die Ziele formuliert werden, desto besser kann die Zielerreichung später überprüft werden:

• Umsatz um 20% steigern (mit vorhandenen Ressourcen)
• Gewinn um 15% steigern
• Produktionskosten um 10% reduzieren
• Lagerdurchlaufzeit um einen Tag verkürzen
• Auftragsdurchlaufzeit um 30% reduzieren
• Eingangsbelege digitalisieren und Workflow optimieren
• Neuen Standort anbinden und nahtlos in die Abläufe integrieren
• E-Commerce B2B und B2C integrieren

Welche Gründe gibt es für ein neues ERP System?

Haben wir gerade nicht schon über die Ziele gesprochen? Korrekt. Die Gründe, warum ein Unternehmen überhaupt ein neues ERP Projekt anstößt, können aber auch anderer Natur sein:

• Es wird bisher kein ERP System genutzt, doch jetzt wurde eine Unternehmensgröße erreicht, die dies erforderlich macht
• Die bisherige ERP Software ist veraltet und wird eventuell nicht weitergepflegt
• Der Wartungsaufwand der aktuellen Lösung ist sehr hoch, zum Beispiel durch Individualprogrammierungen. Deshalb soll eine neue Standardlösung implementiert werden.

Manchmal sind Unternehmen tatsächlich zum Wechsel ihres ERP System gezwungen, weil die bisherige Lösung nicht mehr weitergepflegt wird. Das kann passieren, wenn der ERP Anbieter oder ERP Implementierungspartner insolvent gegangen ist oder die Weiterentwicklung des Produkts eingestellt hat. Oder es handelt sich um eine Inhouse entwickelte Lösung, die nicht mehr gewartet werden kann oder soll. Wenn sich dann technische oder gesetzliche Rahmenbedingungen ändern, muss eine neue ERP Software eingeführt werden. Viele Unternehmen waren beim “Jahr 2000” Problem (“Millenium-Bug”) davon betroffen und auch eine Mehrwertsteuer-Anpassung (so wie jetzt auch temporär in der Corona Zeit) kann bei einigen ERP Systemen hohen Aufwand erzeugen.

Wer eine neue ERP Software jedoch nur einführt, weil die bisherige Lösung veraltet ist oder weil bisher alles mit Outlook, Word und Excel gemacht wurde, ohne klar die Ziele bei der ERP Einführung zu definieren, wird später nicht zufrieden sein. Warum? Werden keine klaren Ziele festgelegt, werden diese natürlich auch nicht erreicht. Achtet deshalb darauf, dass euer ERP Projekt nicht zu einem reinen “Excel Replacement Project” verkümmert. In den von uns betreuten Projekten ging es schon oft darum, Abläufe ins ERP System zu bringen, die bisher irgendwie mit Excel abgebildet wurden. Das ist als Grund für ein Projekt auch legitim, aber die Zielsetzung muss konkreter sein als einfach “Excel abzulösen”. Transparenz, Profitabilität und Produktivität sind kein zufälliges Abfallprodukt unternehmerischer Entscheidungen. Deswegen gibt es eine klare Unterscheidung zwischen den Gründen für ein ERP Projekt und den zu erreichenden Zielen.

II. ERP Systeme verstehen

ERP System Definition

Was ist ein ERP System? Ein ERP System ist eine Software zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen. Dabei werden die Geschäftsprozesse der unterschiedlichen Bereiche (wie zum Beispiel Finanzen, Personal, Beschaffung, Lager, Produktion, Vertrieb und Logistik) miteinander verknüpft. Etwas technischer ausgedrückt besteht ein ERP System im Kern aus einer zentralen Datenbank mit allen relevanten Unternehmensdaten und kann so als Instrument der Planung, Steuerung und Kontrolle genutzt werden. Die Abkürzung ERP steht übrigens für Enterprise Resource Planning und bezeichnet im eigentlichen Sinne “die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, steuern und verwalten” (siehe Wikipedia: Enterprise-Resource-Planning).

Dieses 1-minütige englische Video bringt es kurz und knapp auf den Punkt:

Mit einem Vergleich aus dem Alltag wird hier in einem 3-minütigen Video anschaulich erklärt, was ein ERP System ist (auf deutsch):

Wie funktioniert ein ERP System?

ERP Systeme bestehen aus unterschiedlichen Modulen für die einzelnen Unternehmensbereiche. Durch die Auswahl der relevanten Module wird die ERP Lösung an Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen und für die jeweilige Betriebsgröße angepasst. So kann dieselbe Software sowohl bei einem Dienstleister mit 10 Mitarbeitern, einem Handelsunternehmen mit 100 Mitarbeitern und auch einem Fertigungsbetrieb mit 1.000 Mitarbeitern erfolgreich eingesetzt werden. Die Produkte der großen ERP Anbieter sind in nahezu allen Branchen einsetzbar, wobei die kleineren ERP Anbieter oftmals einen Fokus auf bestimmte Branchen haben.

Das Basispaket von ERP Systemen kann aus folgenden Modulen bestehen (abhängig vom jeweiligen ERP Anbieter):

• Finanzen
• Beschaffung
• Materialwesen
• Produktion
• Vertrieb
• Logistik

Und folgende Erweiterungsmodule können zur Verfügung stehen (abhängig vom jeweiligen ERP Anbieter):

• Projektwesen
• Service
• Dokumentenmanagement (DMS)
• Marketing / Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Ein weiterer Erfolgsfaktor von ERP Systemen ist die Integration mit anderen Softwareprodukten (abhängig vom jeweiligen ERP Anbieter):

• Office Software (z.B. Microsoft Excel, Word, Outlook)
• Reporting Tools
• Business Intelligence (BI)
• Elektronischer Datenaustausch mit Lieferanten, Kunden und Partnern (EDI)
• E-Commerce

Einige ERP Anbieter bieten Spezialmodule für bestimmte Branchen mit besonderen Anforderungen an, so z.B. für die Bereiche Pharma, Verlage, Bau, IT, Behörden und Versicherungen.

Dieser modulare Aufbau von ERP Lösungen gibt dem Kunden die Möglichkeit, die Software in mehreren Phasen einzuführen und auf künftige Veränderungen flexibel zu reagieren. Ein Beispiel-Szenario:

• Unser Beispiel-Unternehmen führt das Basispaket einer ERP Software für 50 Mitarbeiter ein und realisiert dabei auch gleich die Anbindung an unterschiedliche Microsoft Office Produkte.
• Nach sechs Monaten wird der elektronische Datenaustausch mit Lieferanten (EDI) in Betrieb genommen.
• Das Modul Marketing / Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und das Dokumentenmanagement (DMS) wird 12 Monate nach dem ersten Going Live hinzugenommen. Gleichzeitig wurde eine separate Business Intelligence (BI) Lösung implementiert, die nun zwei Monate später auch an die ERP Software angebunden wird.
• Zwei Jahre nach dem Start des ERP Systems wird E-Commerce integriert, unerheblich ob es sich um eine B2C oder B2B Lösung handelt.
• Die Produktion verschiebt sich immer mehr von Serienfertigung zur Auftragsfertigung und wird sukzessive ins Ausland verlagert.
• Der Servicebereich wird stark ausgebaut
• Neue Niederlassungen werden in Deutschland und anderen europäischen Ländern gegründet und arbeiten mit der gemeinsamen ERP Software. Die Mitarbeiterzahl steigt auf 250.
• Ein amerikanischer Partner steigt ins Unternehmen ein und erwartet die Anbindung an seine Reporting Tools und die zusätzliche Bilanzierung nach US GAAP.

Wenn die ursprünglich eingeführte ERP Software diese Unternehmensentwicklung reibungslos unterstützt, dann wurde die passende Lösung eingeführt. In diesem Szenario wächst die ERP Software mit den Anforderungen des Unternehmens mit. Das ist eine der grundsätzlichen Ideen und großen Vorteile von ERP Systemen. Doch nicht mit jedem ERP Anbieter wird das so reibungslos funktionieren. Und auch wenn es funktioniert steht es nicht automatisch im gewünschten Kosten-/Nutzenverhältnis. Deswegen ist die Auswahl der optimalen ERP Software von entscheidender Bedeutung, insbesondere mit künftigen Anforderungen im Hinterkopf. “Drum prüfe wer sich ewig bindet …”.

ERP System Beispiele

ERP System Beispiele findet ihr in unserem Vergleich der wichtigsten ERP Anbieter. Diese aktuelle Marktübersicht der ERP Anbieter zeigt euch, welche Anbieter sich für kleine Unternehmen, für den Mittelstand und für große Unternehmen eignen.

Ein anschauliches Beispiel aus der Praxis: Erfahrt in zwei Minuten, wie ein Cloud ERP System die Integration unterschiedlicher Warenwirtschaftssysteme und Standorte ermöglicht:

Was kostet ERP Software?

Das ist eine sehr spannende Frage und vielleicht habt ihr direkt hierher gescrollt um eine konkrete Antwort zu bekommen. In den meisten Beiträgen zu diesem Thema, übrigens auch von ERP Anbietern selbst, werden ungern konkrete Aussagen gemacht. Die tatsächlichen Kosten einer ERP Einführung hängen natürlich von vielen Faktoren ab, wie zum Beispiel dem gewählten ERP System, Useranzahl, Branche, implementierte Zusatzmodule, dem Anpassungsgrad der Software etc. Trotzdem ist es hilfreich, eine grobe Hausnummer zu kennen, um von Anfang an realistische Erwartungen zu haben.

Die Trovarit-Studie “ERP in der Praxis” mit über 15.000 Teilnehmerunternehmen im DACH Raum ermittelte durchschnittliche Gesamtkosten von 5.917 € pro User bei der Einführung eines ERP Systems. Die Studie berücksichtigt Softwarelizenzen, Dienstleistungen und Hardware und dies über alle Unternehmensgrößen und Branchen hinweg. Mit zunehmender Installationsgröße sinken die Kosten pro User: Bei Unternehmen bis 100 Mitarbeitern laufen Gesamtkosten von 6.142€ pro User auf, bei 101 bis 499 Mitarbeitern sinken diese auf 5.774€ und Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern haben durchschnittlich 5.313€ pro User ausgegeben. Interessant sind auch die Auswertungen zu Termin- und Budgetüberschreitungen. Diese wurden bei gut 50% der ERP-Projekte festgestellt. Allerdings bewegt sich die Budgetüberschreitung bei 35% der Projekte in einer Spanne zwischen 5% und 35% .

Der 2021 ERP project report von Softwarepath hat die Daten von 1.338 ERP Projekten ausgewertet und hat Durchschnittkosten von 8.265 $ (rund 6.900 €) pro User ermittelt. Auch in dieser Studie wurden alle Unternehmensgrößen und Branchen berücksichtigt. Je nach Unternehmensgröße werden auch hier Unterschiede deutlich. Für Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitern wurden Kosten pro User von 8.333 $ (rund 6.900 €) angegeben, für 50 bis 249 Mitarbeiter lagen die Kosten bei 9.000 $ (rund 7.500 €) und bei Unternehmen mit 250 Mitarbeitern oder mehr sind 7.400 $ (rund 6.200 €) Kosten aufgelaufen.

Eine andere Darstellungsweise ist der Vergleich der Kosten der ERP Software mit dem Umsatz des Unternehmens. Panorama Consulting, eine auf ERP Systeme spezialisierte Beratungsfirma aus den USA, verfolgt diesen Ansatz und hat dazu 1.660 ERP Kunden zu ihren Implementierungskosten befragt, die sowohl die Anschaffungs- als auch die späteren Betriebskosten beinhalten. Viele Teilnehmerunternehmen gaben zwischen 3% und 6% ihres Umsatzes für ERP Software aus. Mit Implementierungskosten von 2,8 Prozent ihres Umsatzes sind demnach Kunden von Netsuite am günstigsten gefahren. Kunden von IQMS (2,9 Prozent) und IFS (4 Prozent) schaffen es auch noch aufs Treppchen. Oracle ist mit 5,7 Prozent Kosten auf Platz zehn gelandet und die anderen Schwergewichte SAP und Microsoft befinden sich dazwischen. (Die Zahlen stammen aus 2016.)

Wie setzen sich die ERP Kosten zusammen?

Wenn ihr euch bisher noch nicht so intensiv mit ERP Projekten auseinandergesetzt habt, muss man die Zahlen aus den vorherigen Absätzen erst einmal verdauen. Die Implementierungskosten sollen wirklich rund 6.000 € bis 7.000€ pro User betragen und die Gesamtbetriebskosten oder TCO (Total Cost of Ownerhsip) sollen sich nach fünf Jahren auf 3% bis 6% des Jahresumsatzes belaufen? Wir möchten euch an einem Beispiel zeigen, aus welchen Komponenten sich diese ERP Projektkosten zusammensetzen können. Bitte beachten, dass die Unterschiede von Projekt zu Projekt natürlich sehr groß sein können, abhängig von vielen Faktoren wir ERP Anbieter, Branche, Unternehmensgröße, Komplexität der Anforderungen, Bedarf an Customizing, Anzahl Standorte, etc. Die Kalkulation ist aus Gründen der Übersichtlichkeit sehr vereinfacht und soll nur einen groben Eindruck geben.

Unser fiktives Beispielunternehmen Xenturion Deutschland hat 50 Mitarbeiter, macht 10 Mio. € Jahresumsatz und benötigt Lizenzen für 25 User, die gleichzeitig (oder concurrent) im ERP System arbeiten. Wir zeigen die Kalkulation für beide Installations-/Lizenzierungsvarianten On-Premise und Cloud und gehen dabei von folgenden Voraussetzungen aus: Eine On-Premise User Lizenz kostet einmalig 2.000 €, eine Cloud User Lizenz beziffert sich auf 80 € pro Monat, der Tagessatz vom ERP Partner und dem externen ERP Berater beträgt der Einfachheit halber 1.000 €. Drei Monate vor dem Echtstart wird mit der Testphase begonnen, wofür auch die Cloud User bereits lizenziert sind. Folgende Kosten laufen bis zum Going Live auf:

Die Implementierungskosten pro User betragen zum Echtstart damit in der On-Premise Variante 6.000 € (150.000 € für 25 User) und 4.240 € für die Cloud Lösung (106.000 € für 25 User). Die geschätzten 80 PT (Personentage) Dienstleistung des ERP Partners setzen sich übrigens wie folgt zusammen: Projektleitung/Beratung 10 PT, Customizing 30 PT, Einrichtung/Datenübernahme Testsystem 5 PT, Schulung Key-User 10 PT, Einrichtung/Datenübernahme Echtsystem 10 PT, Schulung User 10 PT, Übergangsbetreuung 5 PT.

Wie sieht es nach 5 Jahren Betrieb aus? Das ist eine übliche Größe zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten oder TCO (Total Cost of Ownerhsip):

So kommen wir auf das verblüffende Ergebnis, dass die On-Premise Variante auf einen TCO auf 295.000 € kommt und die Cloud Lösung auf 296.000 €, was verglichen mit dem Jahresumsatz einen Kostenanteil von rund 3% entspricht. Einige Kostenfaktoren wurden hierbei nicht berücksichtigt, wie z.B. Hardware (bei On-Premise Betrieb) und auch die Kosten für die Beanspruchung interner Ressourcen. Trotzdem gibt euch das einen groben Einblick, wie sich die Kosten bei einem ERP Projekt zusammensetzen können.

Wie läuft ein ERP Projekt ab?

Grundsätzlich durchläuft jedes ERP Projekt folgende drei Phasen:

• Auswahl
• Einführung
• Optimierung

Diese Phasen bestehen jeweils aus vielen Einzelschritten, die im Folgenden in Schritt 3, 4 und 5 näher erläutert werden.

Wie lange dauert ein ERP Projekt?

Ein ERP Projekt dauert durchschnittlich 8 – 14 Monate, so das Ergebnis einer Umfrage. Grundsätzlich ist die Einführungszeit von Cloud ERP Software kürzer als bei On-Premise Varianten. Einige ERP Anbieter werben mit einer möglichen Projektdauer von nur 3 Monaten für die Einführungsphase, gleichzeitig berichten größere Kunden, dass ihr Projekt auch gerne mal 18 Monate oder mehr in Anspruch genommen hat. Genauso wie die Kosten einer ERP Einführung von vielen Faktoren abhängen, so ist es auch mit der Dauer eines ERP Projekts. Ein ERP Projekt besteht aus mehreren Phasen, wobei die Phase der Auswahl des ERP Systems fast genauso viel Zeit beanspruchen kann wie die Phase der Einführung. Die im nächsten Abschnitt zitierte Studie berichtet von einer durchschnittlichen Dauer von rund 4 Monaten alleine für den Auswahlprozess. Dies harmoniert mit den erwähnten 8 – 14 Monaten für das Gesamtprojekt. Ein sportlicher Projektplan führt oft zum Frust. Plant euer ERP Projekt besser zeitlich großzügig.

III. Auswahl der ERP Software

Was spricht für ERP Cloud Software?

Vier von fünf Unternehmen verfolgen eine Digitalisierungsstrategie, bei deren Umsetzung ERP Cloud Software eine hohe bis sehr hohe Priorität zukommt. Das ist das Ergebnis der Studie Cloud-ERP 2021 der Computerwoche, die auf der Befragung von 365 Unternehmen basiert. Interessant sind natürlich die Gründe und Ziele für die Implementierung eines Cloud ERP Systems, dass nicht in der kundeneigenen IT-Infrastruktur (On-Premise) betrieben wird, sondern “in the Cloud”. Als Gründe nannten die Studienteilnehmer insbesondere (1) die schnelle Implementierung, (2) die Überführung vorhandener Unternehmensprozesse in die Cloud und (3) die einfachere Anbindung von Tochtergesellschaften und Niederlassungen. Die wichtigsten Ziele sind (1) die Einsparung von IT Kosten und (2) der mobile Zugriff auf ERP Funktionen und Daten zu jeder Zeit und von überall.

Mittlerweile haben die meisten ERP Anbieter ihre Lösung in der Cloud und bei einem Großteil der neuen Projekte wird eine ERP Cloud Lösung anstatt einer gehosteten On-Premise Installation favorisiert. SAP beispielsweise peilt allein mit der Cloudsparte einen Umsatz von 22 Milliarden Euro (bei 36 Milliarden Gesamtumsatz) in 2025 an. Es spricht also vieles für ein Cloud ERP System. Als wichtigste Entscheidungskriterien zur Auswahl der optimalen ERP Cloud Software werden in der zuvor genannten Studie übrigens die (1) langfristige Verfügbarkeit der Lösung am Markt, (2) umfangreiche Funktionalitäten und (3) die finanzielle Stabilität des ERP Anbieters genannt.

Ist ein Open Source ERP System eine gute Option?

ERP Software kostenlos! Open Source Software ist gratis und sehr beliebt: Vom Webbrowser Mozilla Firefox und dem Email-Client Mozilla Thunderbird bis hin zur vollständigen Office Suite LibreOffice oder OpenOffice. Die Anwender freuen sich, dass sie sich so die Lizenzkosten von teuren Produkten wie Microsoft Office sparen können. Und auch im ERP Bereich gibt es interessanterweise schon seit einigen Jahren eine ganze Anzahl von Open Source ERP Systemen, wie zum Beispiel Odoo (ehemals OpenERP), ERPNext oder auch iDempiere. Mit diesen ERP Systemen kann man SAP, Microsoft und Co. ein Schnippchen schlagen und sich die Lizenzkosten sparen. Ist das aber eine gute Option für euer Unternehmen?

Ein Open Source ERP System ist für kleinere Unternehmen interessant, die grundlegende Funktionen abbilden möchten. Zumindest ein (besser aber mehrere) technisch versierte Mitarbeiter sollte sich dauerhaft um die Lösung kümmern können. “Open Source” bedeutet in erster Linie, dass der Quellcode offen zugänglich ist und von jedem angepasst und erweitert werden kann. Die Community kümmert sich um Support, Fehlerbehebungen und Erweiterungen. Deswegen unbedingt prüfen, wie aktiv die Community der gewählten Open Source ERP Software ist. Grundsätzlich ist der Funktionsumfang der “Gratis-Software” nicht so mächtig wie bei den etablierten Playern auf dem Markt. Auch gesetzliche und regulatorische Rahmenbedingungen müssen vor dem Einsatz intensiv geprüft werden.

Customizing (Anpassungsprogrammierung), Einrichtung, Schulung und Support wird für einige Open Source ERP Systeme auch von Dienstleistern angeboten, die oftmals ähnliche Stundensätze haben wie SAP oder Microsoft Partner. Prüft daher sehr genau, inwieweit eure Anforderungen von der Open Source ERP Software abgebildet werden und welche Dienstleistungen intern erbracht werden können. Denn Open Source ERP Systeme können ihre Vorteile am besten dann ausspielen, wenn ihr “alles selber macht” (weil ihr die internen Ressourcen dafür habt) oder wenn der Bedarf an externen Dienstleistungen sehr gering ist.

“Augen auf beim Softwarekauf!”

Szenario: Der CEO liebt Microsoft Produkte und der CIO hat mit einer früheren Version von Microsoft Dynamics 365 in einem anderen Unternehmen derselben Branche gute Erfahrungen gemacht. Das Projektbudget ist großzügig bemessen und es gibt bereits Kontakte zu einem renommierten Microsoft Partner in der Region mit ausgewiesener Branchenerfahrung. Der Projektleiter des Partners legt eine überzeugende Präsentation hin, die die Bereichsleiter Finanzen, Vertrieb, Produktion und Supply Chain vom Hocker haut. Die Kosten liegen weit unter den Erwartungen und sind natürlich im Budget und der Zeitplan der Implementierung passt perfekt. Man entscheidet sich zügig für Microsoft Dynamics 365. Dann reißt dich ein schrilles Geräusch jäh aus deinem Traum. Denn so läuft es in der Praxis nicht oder zumindest sehr selten.

Vergleichen wir die Auswahl der ERP Software mit der Wahl des Autos. Du fährst seit Jahren Mercedes und dein Freund arbeitet beim Mercedes Händler um die Ecke. Das neue C-Klasse Coupé gefällt dir und du suchst dir das passende Ausstattungspaket aus. Du bist nach der Probefahrt begeistert und bekommst über Vitamin B einen unschlagbaren Rabatt bei Finanzierung über 60 Monate. Der Vertrag wird unterschrieben und du freust dich kurze Zeit später über deinen Neuwagen. Dann kündigt sich Nachwuchs an. Und du würdest doch lieber mit Elektroantrieb fahren, gerade jetzt mit der neuen Förderung. Dein Mann (oder deine Frau) entdeckt ihre Liebe zum campen mit dem Wohnwagen. Und im Grunde deines Herzens hättest du doch lieber einen SUV. Der Mercedes Händler macht dicht; jetzt gibt es dort ein Mitsubishi Autohaus. Und deine Finanzierung läuft noch 40 Monate … “Augen auf beim Autokauf!”

Natürlich kann man nicht alles im Voraus erkennen und beim Autokauf ist das auch nicht so dramatisch. Irgendwann läuft die Finanzierung oder das Leasing aus oder du kannst deinen Wagen sogar sofort verkaufen. Bei deiner nächsten Wahl achtest du auf die Dinge, die du beim letzten Mal übersehen hast. Der “Umzug” in den neuen Wagen bedeutet, dass du deine Sonnenbrille und den Coffee-To-Go Becher mitnehmen musst. Im schlechtesten Fall verlierst du Geld und die Zeit für die erneute Wagensuche.

Der Auswahlprozess der optimalen ERP Software für euer Unternehmen ist nicht nur weitaus komplexer, sondern hat auch viel weitreichendere Folgen: Im schlimmsten Fall kann eine ungünstige ERP Produktwahl und ein schlecht geleitetes ERP Projekt existenzbedrohend werden, wenn nämlich die kritischen Unternehmensabläufe nicht sauber abgebildet werden. Oder es kommen enormer Druck und hohe Kosten auf das Unternehmen zu, um Schadensbegrenzung zu betreiben und das Schiff einigermaßen flott zu bekommen. Der spätere Umstieg auf ein anderes ERP System, vielleicht sogar unter Zeitdruck, wäre ein Fiasko, weil ein Großteil des zeitlichen und monetären Investments verloren wären. Die “Umzug” von Prozessen und Daten auf ein anderes ERP System ist schon etwas aufwändiger als die Sonnenbrille und den Coffee-To-Go Becher mitzunehmen. Selbst die Lizenzen für ERP Software kann man nicht so einfach zurückgeben oder auf dem Zweitmarkt verkaufen. Deshalb: “Augen auf beim Softwarekauf!”

Der Auswahlprozess

Um die optimale ERP Software zu finden, empfehlen wir folgende Schritte:

Die Auswahl der optimalen ERP Software ist daher ein ressourcenintensive Aufgabe und kann als ein eigenes Projekt angesehen werden. Selbst wenn die verantwortlichen Mitarbeiter zumindest teilweise für dieses Projekt freigestellt werden, ist es auf keinen Fall zu unterschätzen. Die Kosten und die Zeit, die hier “gespart” werden, holen einen mit Faktor x in den späteren Projektphasen der ERP Einführung wieder ein. In einer Studie von ERP Einführungsprojekten gaben die Teilnehmerunternehmen über alle Unternehmensgrößen und Branchen hinweg an, dass sie im Durchschnitt 17 Wochen für die Auswahl ihres ERP Systems investiert haben, wobei mit der Unternehmensgröße auch die Dauer des Auswahlprozesses steigt. (Quelle: 2021 ERP project report von Softwarepath)

Da das Lastenheft der Dreh- und Angelpunkt jedes ERP Auswahlprojekts ist, stellen wir euch die Lastenheft Vorlage 360° inklusive Quick-Start Guide zum Download zur Verfügung .

Wie treffen wir eine Vorauswahl von Anbietern?

Team, Ziele, Anforderungen sind definiert und jetzt soll nach den passenden ERP Systemen gesucht werden. Diese Vorauswahl (Longlist) stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung da. Aus folgenden Informationsquellen könnt ihr guten Input bekommen:

• Persönliche Empfehlungen: Welche Erfahrungen haben befreundete Unternehmen und Geschäftspartner gemacht? Ehrliche Empfehlungen aus der Praxis, insbesondere aus einer ähnlichen Branche, sind sehr wertvoll.
• Websuche: Google ist natürlich auch ein hilfreicher Assistent, zum Beispiel mit den Suchbegriffen “ERP System <Branche>” oder “ERP Software <Branche>”
• Berater: Viele Unternehmen holen sich gerade zu diesem Projektschritt externe Unterstützung. Sieh dazu auch den Artikel ERP Consulting: Warum Unternehmen auf ERP Berater setzen.
• Foren: In einschlägigen Diskussionsforen tauschen sich Mitarbeiter über ihre ERP Projekte aus, zum Beispiel in Gruppen auf Xing und LinkedIn.
• Fachpublikationen: IT Publikationen wie Computerwoche oder IT-Mittelstand, aber auch einige branchenspezifische Veröffentlichungen geben regelmäßig Tipps zum Thema ERP Software
• Verbände: Branchen- und Berufsverbände informieren über IT Themen, darunter auch ERP Software, entweder über Veranstaltungen oder auch in online publizierten Beiträgen oder in Printmedien

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IV. Die ERP Einführung

Nachdem die Entscheidung für die ERP Software und den Implementierungspartner getroffen und der Projektvertrag unterschrieben wurde, beginnt die zweite Phase: Die Einführung oder auch Implementierung des ERP Systems.

Der ERP Implementierungsprozess

In Abhängigkeit von dem gewählten ERP System und der Komplexität des Projekts sind die Schritte in dieser Phase natürlich von Projekt zu Projekt unterschiedlich, generell sind jedoch folgende Schritte erforderlich:

Welche Leistungen können wir selbst übernehmen?

Nach diesem Überblick über den Ablauf des ERP Projekts stellt sich die Frage, welche Leistungen der ERP Partner übernehmen muss und welche auch durch den Kunden selbst übernommen werden können. Der ERP Partner kann normalerweise alle Leistungen erbringen und hat generell auch Interesse daran, da er damit sein Geld verdient. Hier könnt ihr also bares Geld sparen, wenn ihr Leistungen selbst übernehmt.

Abhängig vom gewählten ERP System, eurem Projektteam und auch der Zusammenarbeit mit eurem ERP Implementierungspartner können folgende Leistungen von euch selbst übernommen werden:

• Schulung der User: Sind die Key-User gut geschult worden und haben sie bereits intensiv mit dem neuen System während der Testphase gearbeitet, können sie ohne weiteres die anderen User schulen. Hier gibt es großes Sparpotential. Doch Vorsicht: Die Qualität der Schulung hat einen großen Einfluss auf den Erfolg des Projekts. Könnt ihr auf diesem Weg nicht sicherstellen, dass die Anwender das System beherrschen werden, ist es doch ratsam, diese Leistung vom ERP Implementierungspartner einzukaufen.
• Einrichtung Zugriffsrechte: Das kann je nach Projektgröße ein aufwändiges Thema sein. Die Zugriffsrechte (Userrollen) können aber wahrscheinlich von euch selbst eingerichtet und später auch weitergepflegt werden.
• Anpassung Forms: Die Forms sind die Bildschirmmasken, über die die User Daten eingeben, bearbeiten und abrufen. Die Anpassung an die unternehmensspezifischen Anforderungen kann die Arbeit mit der neuen ERP Software für die User wesentlich produktiver und angenehmer machen. Bei der Vielzahl der unterschiedlichen Forms, die benutzt werden, kann hier viel Geld gespart werden, wenn ihr “es selber macht”.
• Anpassung Belege und Auswertungen: Belege müssen an eure Bedürfnisse angepasst werden; dazu gehören zum Beispiel Einkaufsbestellungen, Auftragsbestätigungen und Verkaufsrechnungen. Je nach eurem Bedarf müssen auch die Auswertungen (Reports) in den unterschiedlichen Modulen modifiziert werden. Hier geht es zum Beispiel um Umsatzauswertungen, Lieferantenstatistiken, Lagerauswertungen, Reports zu Produktionskennzahlen und Auswertungen im Bereich Finanzen und Kostenrechnung.

Die Einrichtungsmöglichkeiten und Design-Tools sind bei jedem ERP System anders und entwickeln sich auch ständig weiter. Wenn ihr jedoch die oben genannten Leistungen selbst übernehmt, kann das euer Projektbudget enorm schonen und euch auch für die künftige Nutzung der ERP Software größere Flexibilität geben. Unser Tipp: Lasst mindestens zwei Mitarbeiter des Projektteams in diesen Tools schulen und übernehmt einen Großteil dieser Aufgaben selbst.

Eine weitere Option zur Kostenreduzierung ist die Nutzung von Förderprogrammen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) zum Beispiel unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“. Online findet ihr Förderportale, die über eine Vielzahl von aktuellen Möglichkeiten informieren.

V. ERP System Optimierung

Nach dem Going Live und den in den ersten Tagen oder Wochen fast unvermeidlich auftretenden Problemen (“Hiccups”) ist das Projektteam und auch die Belegschaft erst einmal froh, wenn das Schiff dann in ruhigere Gewässer fährt. Gebt eurer Crew eine kleine Atempause bevor die nächste Projektphase umgesetzt und damit weitere Veränderungen auf die User zukommen. Das ist wichtig für die Akzeptanz und die Bereitschaft für die künftigen Projektschritte.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass das ERP Projekt seitens der Geschäftsleitung und des Projektteams mit dem Echtstart nicht als “erledigt” abgehakt wird. Ein dynamisches und flexibles Unternehmen benötigt ein ebenso dynamisches ERP System, das alle Veränderungen und Wachstum sofort optimal unterstützt. Ein erfolgreiches ERP Projekt bleibt “Work in Progress”. Folgende Projektschritte bringen euer Unternehmen nach dem Going Live weiter nach vorne:

• Projektabschluss: Setzt alles daran, die offenen Punkte aus dem Pflichtenheft und die auftretenden Probleme gemeinsam mit dem ERP Implementierungspartner so schnell wie möglich abzuarbeiten. Verzögert sich dies unnötig, sind die Ressourcen des ERP Partners schnell wieder für neue Projekte eingeplant so dass sich die Lösung eurer Probleme lange hinzieht und dies euch für die weitere Optimierung eures ERP Systems blockiert. Praxis Tipp: Vergebt zu jedem offenen Punkt eine Priorität (kritisch, hoch, mittel, niedrig), eine Deadline und wer für die Lösung verantwortlich ist. Vereinbart regelmäßige (zum Beispiel wöchentliche) Meetings mit dem ERP Partner, um den Fortschritt zu verfolgen. Geht nicht davon aus, dass der ERP Partner dies für euch tut, nehmt hierbei die Zügel selbst in die Hand.
• Nachschulungen zum besseren Handling der Software können die Produktivität und auch Zufriedenheit der Anwender enorm verbessern. Je nach Projektverlauf sollten diese innerhalb von 2 bis 4 Monate nach dem Going Live stattfinden.
• Nächste Projektphasen: Wenn ihr von vornherein weitere Projektphasen geplant habt, geht diese zügig an. Dabei kann es sich um die Nutzung erweiterter Funktionalitäten, die Einführung neuer Module, die Integration von anderen Standorten oder auch die Anbindung anderer Software handeln.

Warum scheitern ERP Projekte?

“Das ist schlimmer als Brexit, Trump und Handelskrieg” titelte die Frankfurter Allgemeine Zeitung. Liqui-Moly-Chef Ernst Prost hat nach dem missglückten ERP Projekt in seinem Unternehmen die Schnauze voll:  „Ich hätte nie gedacht, dass eine Softwareumstellung ein ganzes Unternehmen dermaßen ins Schleudern bringen kann.“ Der Gewinn des Motoröl-Spezialisten aus Ulm war um 30 Prozent eingebrochen.

Das ist leider kein Einzelfall. “Lidl stoppt millionenschweres SAP-Projekt für Warenwirtschaft” schrieb die Computerwoche. Schätzungen sprechen von Projektkosten in Höhe von rund 500 Millionen Euro, die in den Sand gesetzt wurden. Der Konzern hat anscheinend vor, sein alte Software wiederzubeleben. Auch bei der Deutschen Post DHL und Otto sind ERP Projekte krachend gescheitert.

Es liegt nicht unbedingt an der ERP Software, wenn Projekte unglücklich verlaufen oder sogar scheitern. Meistens kommen mehrere Faktoren zusammen, die einen Dominoeffekt erzeugen. Aus unserer Erfahrung heraus sind dies die häufigsten Gründe, warum ERP Projekte nicht erfolgreich sind:

1. Team und Management

Der Erfolg eines ERP Projekts hängt wesentlich von der Qualität der Arbeit ab, die das Projektteam abliefert bzw. abliefern kann. Das Team muss zu Beginn des Projekts aufgestellt werden, also vor der Definition der Ziele und Anforderungen und damit auch vor der Auswahl der ERP Software (siehe auch den Projektablauf weiter oben in diesem Beitrag). Der Projektleiter ist als Moderator und guter Kommunikator gefragt. Sein Fokus liegt auf dem Erreichen der von der Geschäftsleitung festgelegten fachlichen, budgetären und zeitlichen Ziele. Die Team-Mitglieder konzentrieren sich auf die Abbildung der Geschäftsprozesse in den von ihnen verantworteten Bereichen. Wurden unter dieser Prämisse die kompetentesten Mitarbeiter ausgewählt und werden sie wirklich von Anfang an für das Projekt ausreichend freigestellt? Und ganz wichtig ist die Unterstützung der Geschäftsleitung. Ansonsten hat der Produktionsleiter (sollte er nicht selbst im Projektteam sein) das Gefühl, dass der Vertriebsleiter (wenn er Projektleiter ist) ihm vorschreiben will, wie die Fertigungsprozesse abgebildet und optimiert werden sollten. Und das geht dann natürlich nach Hinten los.

2. Lücken im Lastenheft

Viele Unternehmen unterschätzen den Zeitaufwand und die Wichtigkeit, die eigenen Anforderungen im Lastenheft lückenlos zu dokumentieren. Kleinere Unternehmen haben leider oftmals gar keine Anforderungsbeschreibung; maximal auf einer DIN A4 Seite ein paar Stichpunkte, was dem Projektverantwortlichen mal eben so eingefallen ist. Man hofft, dass der ERP Implementierungspartner eine detaillierte Analyse der Anforderungen vornimmt – schließlich will er ja die Software einführen und die Endabnahme und damit die letzte Ratenzahlung bekommen. Wenn der ERP Partner dann aber wichtige Prozesse oder Geschäftsvorfälle während seiner Analyse und anschließend in seinem Pflichtenheft nicht vollständig erfasst hat, ist der Schaden nach dem Going Live groß.

Deshalb: Gebt eurem Projektteam die Zeit, eure Anforderungen vollständig aufzunehmen und im Lastenheft festzuhalten. Und das, bevor ihr den Auswahlprozess der ERP Anbieter startet. Mit unserer “Best Practice” ERP Lastenheft Vorlage 360° und dem dazugehörigen Quick-Start Guide könnt ihr sofort loslegen. Holt euch wenn nötig externe Unterstützung für diesen Projektschritt.

3. Customizing vs. Standard

Standard-Prozesse in ausgereiften ERP Systemen basieren auf “Best Practices”. Diese zu verstehen und die Unternehmensabläufe daran anzupassen, ist oftmals ein Garant für ein erfolgreiches ERP Projekt. Customizing (Anpassungsprogrammierung) ist teuer, kann in verknüpften Prozessen zu Problemen führen und ist bei jedem Release-Wechsel (Upgrade der ERP Standardsoftware) ein Ärgernis, da es mit zusätzlichem Aufwand und Nebeneffekten verbunden sein kann. Die Anwender halten dagegen, dass dieser besondere Ablauf schließlich eine Besonderheit des Unternehmens sei ohne den man nie so erfolgreich geworden wäre.

Deswegen: Genau prüfen, welche Nachteile bei der Nutzung von Standard-Abläufen entstehen würden.

4. Schlampige Testphase

Das Projektteam hat schon viel Zeit in das Projekt gesteckt und dann beginnt die Testphase. Diese ist kurz bemessen, weil man ja zügig mit dem Echtsystem starten will. Die Testfälle wurden nicht detailliert genug vorbereitet und die Key-User haben noch nicht einmal genug Zeit, um auch nur die grob skizzierten Testfälle durchzugehen und das Ergebnis dann zu dokumentieren. Wird schon schiefgehen! Und das geht es dann auch, wenn nach dem Echtstart wichtige Abläufe nicht genau passen.

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