Ley 594 De 2000

by leidyerh

Read the publication

LEY 594 DE 200 LEY GENERAL DE ARCHIVOS TITULO I Artículo 1. OBJETO Establece las reglas y principios generales que regulen la función archivística. Artículo 2. AMBITO DE APLICACIÓN Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos. Artículo 3. DEFINICIONES . • Archivo, conjunto de documentos acumulados en un proceso natural, y sirve como testimonio e información a la persona o institución que los produce a los ciudadanos o como fuentes de la historia. • Archivo público, Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. • Archivo privado de interés público, Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador • Archivo total, proceso integral de los documentos en su ciclo vital. • Documento de archivo, Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada • Función archivística, comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. • Gestión documental, conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, • Patrimonio documental, conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

• Soporte documental, medios en los cuales se contiene la información. • Tabla de retención documental, listado de series con sus correspondientes tipos documentales. • Documento original, fuente primaria de información Artículo 4. PRINCIPIOS GENERALES, • Fines de los archivos, el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada. • Importancia de los archivos, los archivos son importantes para la administración y la cultura. • Institucionalidad e instrumentalidad, Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable, son testimonio de los hechos y de las obras. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades. • Responsabilidad, Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documento. • Dirección y coordinación de la función archivística, el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística. • Administración y acceso, Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos. • Racionalidad, los archivos son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. • Modernización, El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información. • Función de los archivos, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

• Manejo y aprovechamiento de los archivos, el manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES Artículo 5. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS • Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí • Integran el Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado, los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. • Se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. • Buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. • Los proyectos y programas archivísticos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía • El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos Artículo 6. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS Llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación • La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas • La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas

• La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos, del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. • La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación. TITULO III CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Artículo 7. DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA • Archivo General de la Nación • Archivo General del Departamento • Archivo General del Municipio • Archivo General del Distrito. Artículo 8. ARCHIVOS TERRITORIALES • Archivos de entidades del orden nacional • Archivos de entidades del orden departamental • Archivos de entidades del orden distrital; • Archivos de entidades del orden metropolitano • Archivos de entidades del orden municipal • Archivos de entidades del orden local • Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley • Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. Artículo 9. ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO • Archivos de la Rama Ejecutiva; • Archivos de la Rama Legislativa; • Archivos de la Rama Judicial;

• Archivos de los Órganos de Control; • Archivos de los Organismos Autónomos. Artículo 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE LOS ARCHIVOS Todos los organismos autónomos serán de carácter obligatorio. TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTICULO 11: Conformación de archivos públicos, el estado está obligado a tener una conservación, organización y control de los archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia y la normatividad. ARTICULO 12 La administración pública es responsable de la gestión documental, y la administración del archivo. ARTÍCULO 13: Las instalaciones de los archivos tienen que garantizar los espacios y mejores instalaciones para un buen funcionamiento de sus archivos. ARTÍCULO 14: La administración de la documentación es un producto de propiedad del estado, este tiene pleno control de sus recursos informativos. La administración pública tiene derecho a contratar a personas naturales o jurídicas a los servicios de custodia, reprografía y conservación documental de los archivos. El archivo general dela nación establecen requisitos y condiciones que deben cumplir las personas naturales y jurídicas que presten servicio de depósito o custodia documental y la conservación o la administración de los archivos históricos. ARTICULO 15: Las responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos. ARTICULO 16:

Las obligaciones que tienen los funcionarios que están a cargo en las entidades públicas de archivo. ARTICULO 17: Las responsabilidades generales de los funcionarios de archivo. Los funcionarios actuaran guiados por los valores éticos de una sociedad democrática que les darán la confianza de una conservación documental, organización y ponen servicio de la documentación de la administración del estado. ARTÍCULO 18: Las entidades están obligadas a capacitar a los funcionarios del archivo. ARTÍCULO 19: Las entidades del estado pueden incorporar tecnologías avanzadas pero tiene que cumplir con ciertos requisitos: • Realización de estudios técnicas para la conservación documental, condiciones ambientales, seguridad y una organización documental de los archivos. • Los documentos originales de valores históricos no deberán ser destruidos. ARTÍCULO 20: Las entidades públicas que se privatizan deben transferir documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual han sido vinculadas. TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes Artículo 22. PROCESOS ARCHIVISTICOS

Comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS • Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa. • Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente. • Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN. Será obligatorio para las entidades del Estado. Artículo 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación, de conformidad con las normas aplicables, reglamentará lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales Artículo 26. INVENTARIO DOCUMENTAL Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artículo 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, salvo los documentos que tengan carácter reservado. Artículo 28.

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Una vez cumplidos el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano. Artículo 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN Se podrá hacer mediante un sistema de reproducción a los documentos históricos que presenten deterioro físico. TITULO VII SALIDAS DE DOCUMENTOS Artículo 30. DOICUMENTOS ADMINISTRATIVOS Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Artículo 31. DOCUMENTOS HISTORICOS Se podrán dar salida a los documentos solo temporalmente en casos como, motivos legales, procesos técnicos y exposiciones culturales, y solo el Archivo General de la Nación podrá autorizar la salida de los documentos. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA Artículo 32. VISITAS DE INSPECCIÓN el Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado. Artículo 33. ORGANO COMPETENTE El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural. Artículo 34. NORMALIZACIÓN El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos. Artículo 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN

El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de: • Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. • Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos. • Es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas. • Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS Artículo 36: ARCHIVO PRIVADO Son un conjunto de documentos pertenecientes a las personas naturales, personas jurídicas y entidades prestadoras de servicios. Artículo 37: ASISTENCIA DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS El estado alentara la organización, conservación y consulta de los archivos históricos y privados de intereses económico, social, técnico, científico y cultural. Artículo 38: REGISTRO DE ARCHIVOS Las personas naturales o personas jurídicas propietarias de documentos o archivos históricos, deberán ser inscritas en el registro que se encuentra en el Archivo General de la Nación y si son documentos culturales deberán dar copias al Archivo General de la Nación. Artículo 39: DECLARACIÓN DE I NTERESES CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS Los documentos privados de carácter históricos formaran parte de patrimonio documental colombiano y serán de libre acceso.

Artículo 40: RÉGIMEN DE ESTÍMULOS Se establece y se reglamenta un régimen de estímulos no monetarios para loa archivos privados de interés cultural Artículo 41: PROHIBICIONES • El traslado de documentos o propiedad históricos del territorio nacional sin autorización de Archivo General de la Nación. La multa será de 100 salarios mínimos legales vigentes. • Transferir a titulo costoso o gratuito documentos o propiedad históricos sin previa información al Archivo General de la Nación. La multa será de 50 salarios mínimos legal vigentes. Artículo 42: OBLIGATORIEDAD DE LA CLÁUSULA CONTRACTUAL Cuando se celebren contratos entre entidades públicas con personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras, para hacer investigaciones culturales, científicas o técnicas deberá entregar copias de los archivos producidas en dichos proyectos. Artículo 43: PROTOCOLOS NOTARIALES Estos protocolos son pertenecientes a la Nación, los que tengan más de 30 años son llevados al circuito por la notaria del Archivo General de la Nación. TITULO X DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTÍCULO 44: El archivo general de la nación podrá recibir donativos y legados de documentos históricos. ARCHIVO 45: Los archivos privados que sean histórico-culturales podrán ser adquiridos por la nación cuando el propietario lo ofrece a la venta. Los archivo privados que están en peligro de destrucción, deterioro o perdida son expropiados por la administración para el interés público. TITULO XI CONSERVACION DOCUMENTAL

ARTÍCULO 46: Se implementan un sistema integrado de conservación en cada fase del ciclo vital documental ARTÍCULO 47: Los documentos originales o copias se elaboran soportes de durabilidad y calidad de acuerdo a las normas nacionales o internacionales. ARTÍCULO 48: El archivo general de la nación da pautas y normas técnicas sobre la Conservación documental de los soportes. ARTICULO 49: Los documentos históricos no serán destruidos aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio. TITULO XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION Artículo 50. ESTIMULOS El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas. TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES Artículos 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley. Artículo 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS.

Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.